智能檔案室的建設要素：
所謂智能檔案室,按照國際上較為流行的說法,就是“通過對建筑的4個基本要素,即結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、服務和管理,以及它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,以優(yōu)化的設計,提供一個合理,又擁有率的優(yōu)雅舒適、便利快捷、高度的環(huán)境空間”.換句話說,就是要以計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)為核心,將建筑技術(shù)、計算機技術(shù)、通技術(shù)、控制技術(shù)、電子技術(shù)、監(jiān)視技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等眾多相關(guān)的新技術(shù)緊密結(jié)合,有機集成,實現(xiàn)設備控制、通、辦公、消防、安保等管理的自動化.
目前,隨著智慧城市的建設,智能化檔案室的建設也迫在眉睫,檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設備進行一體化管理,設備包括智能密集架、恒溫恒濕設備、定位傳感器、空氣凈化消毒設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、智能燈光照明設備、視頻監(jiān)控設備等集中一體化管理,以統(tǒng)一專用設備接口接入庫房局域網(wǎng)總線,各功能設備獨立運行的同時,根據(jù)設定邏輯和特定要求聯(lián)動運行,實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化,有效地保證了檔案的與壽命.
另外,標準的檔案室建設要嚴格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設的,其目的是使檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.

檔案的存放保管
  檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規(guī)范標準.
  很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫房,因為地下室受光線、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較.關(guān)鍵是如何進行防潮,要采用去濕機進行除濕,使庫房內(nèi)的溫濕度保持在一定范圍.而低矮的平房做庫房,既不,還容易造成檔案的發(fā)霉、生蟲,庫房內(nèi)的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護,難以達到規(guī)范標準.
  有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴,使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫房內(nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時觀察,記錄庫房內(nèi)、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設備,則門窗的密閉一定要好.如果沒有空調(diào)和去濕設備,則應根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點,適時進行自然通風,防止案卷的潮濕、發(fā)霉,這樣才能緩解溫、濕度對檔案庫房的不良影響.